Cách trộn thư trong Word 2010 dùng tính năng Mail Merge trong Microsoft Word. Các thao tác sử dụng trộn thư Mail Merge trong Word 2010 giống Word 2017, 2013.
Trộn thư Mail Merge trong Word
Trộn thư (Mail Merge) là tính năng vô cùng hữu ích trong Microsoft Word. Đặc biết là sử dụng Mail Merge trong trộn thư trong Word 2010.
Đây là tính năng có thể giúp nhiều bạn tiết kiệm được thời gian. Ví dụ như khi xử lý việc chèn danh sách vô 1 mẫu cố định nào đó như: thư cảm ơn, thư mời, tin thông báo, phiếu điểm, …
Đây là một tính năng rất hay nhưng nhiều bạn vẫn chưa để ý tới tính năng trộn thư trong Word 2010 này từ Mail Merge. Hãy tham khảo bài viết về cách trộn thư trong Word 2010, 2007 của chúng tôi.
Để trộn thư Word 2010, trước tiên bạn cần phải chuẩn bị sẵn 2 file tài liệu bao gồm:
Văn bản gốc: Đây chính là văn bản bạn cần gửi đi đến từng người. Trên nội dung văn bản với các thông tin thay đổi theo từng đối tượng người gửi: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số CMND hay các thông tin dữ liệu khác bạn cần để trống.
Dữ liệu gốc: Đây chính là các dữ liệu để bạn bổ sung vào các vị trí phần thiếu trong dữ liệu văn bản gốc. Để đơn giản, tối ưu và dễ hình dung nhất các thông số này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu, excel, …
Cách trộn thư trong Word 2010 chi tiết
Sau khi soạn thảo văn bản gốc, thiết lập được bảng dữ liệu gốc. Để trộn thư trong Word 2010 bạn làm tuần tự các bước sau:
Bước 1: Mở file word văn bản gốc bạn đã chuẩn bị từ trước.
Bước 2: Bạn vào “Mailings”, chọn “Start Mail Merger” chọn “Step Mail Merge Wizard” và chọn “Letter”. Sau đó nhấn Next.
Bước 3: Giao diện tiếp theo hiện lên, bạn chọn “Use Curent Document” và chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Bạn chọn “Use an existing list” và chọn tiếp “Browse”. Tại đây bạn chọn và mở file danh sách dữ liệu cần bổ sung các vị trí thiếu dữ liệu gốc.
Bước 5: Chọn Ok để hiển thị bảng dữ liệu. Sau đó tại hộp thoại “Mail Merge Recipents” bạn có thể bỏ chọn những nội dung không cần bổ sung. Tiếp tục chọn Ok và nhấn Next.
Bước 6: Trong phần “Next: Write Your Letter” chọn “More items”.
Bước 7: Lúc này, hiện ra hộp thoại “Insert Merge Field”. Bạn chọn phần trường dữ liệu ở trong đó đúng với nội dụng như ở cạnh con trỏ chuột trên máy tính. Sau đó nhấn Insert để chèn vào.
Ví dụ:
– Tại Họ tên nhân viên bạn chọn trường là Họ tên nhân viên.
– Tại chức vụ bạn chọn trường là chức vụ, … Sau đó bạn nhấn next để tiếp tục.
Trong trường hợp bạn muốn in luôn các phiếu lương; Thì lúc này bạn hãy chọn Print. Còn nếu như bạn muốn xem thành phẩm sau khi trộn trong Word; Thì bạn hãy chọn “Edit indidual letters”.
Ngoài ra, nếu bạn muốn chọn một hoặc toàn bộ các phiếu lương gửi cho một số người. Bạn nên vào trong hộp thoại “Merge to new Document”. Và sau đó là làm theo bảng hướng dẫn hiển thị trên.
– Chọn All: bạn chọn All nếu như muốn xuất toàn bộ.
– Chọn Current Record: bạn chọn cái này nếu muốn xuất vị trí mà bạn đang xem.
– Chọn From … To …: bạn chọn from nếu như muốn xuất giới hạn.
Đó là toàn bộ hướng dẫn trộn thư trong word 2010. Tương tự bạn có thể áp dụng Mail Merge ở trường hợp trộn thư trong Word 2007, Word 2013, …
Trên đây là bài viết kinh nghiệm số hướng dẫn bạn cách trộn thư trong word 2010. Đồng thời những thủ thuật nhỏ giúp công việc soạn thảo văn bản của bạn trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn. Hi vọng đó là những thông tin hữu ích bạn đang cần đến.
Chúc các bạn áp dụng thành công!